Voici les paramétrages à effectuer pour faire passer automatiquement vos participants inscrits en liste d‘attente vers la liste principale, si une ou plusieurs places se libèrent.

Cette fonctionnalité est réservée aux activités à créneaux multiples.

Dans votre fiche activité « Créneaux multiples », « un choix unique », cochez « Autoriser le passage automatique de liste d’attente vers liste principale ».

Cette automatisation n’est possible que dans le cas de désinscription faite par l’organisateur depuis l’espace administrateur ou bien directement par le participant si vous lui en donnez la possibilité dans la rubrique Inscription, Permettre au participant de se désinscrire.

Si vous avez paramétré un email ou un SMS de rappel d’inscription, celui-ci sera automatiquement créé pour le participant qui passe de la liste d’attente vers la liste principale.

Une fois ces paramétrages effectués, il suffit de renseigner les différents créneaux, définir un quota de liste principale et un quota de liste d’attente.

Cas fiche activité en “Affichage mode “Prise de rendez-vous“
Lorsque le quota principal du créneau est atteint et que vous avez défini un quota liste d’attente, une * apparait à côté du créneau concerné. Le participant est informé tout au long de son inscription qu’il s’inscrit sur liste d’attente au créneau.

Exemple : J’ai un créneau complet avec un quota de 5 participants. J’ai une inscription avec 3 participants, l’inscripteur désinscrit les 3 participants via le lien de désinscription de l’email de confirmation d’inscription.
L’outil va chercher automatiquement la première inscription en attente, en vérifiant si le nombre de participants à basculer correspond :

• Inscription en liste d’attente n°1 : l’inscription se compose de 5 participants, cette inscription reste en liste d’attente. (5>3)
• Inscription en liste d’attente n°2 : l’inscription se compose de 2 participants, l’inscription est basculée automatiquement en liste principale. (3>=2) Il reste donc 1 place disponible.
• Inscription en liste d’attente n°3 : l’inscription suivante se compose de 2 participants, l’inscription reste en liste d’attente. (2>1)
• Inscription en liste d’attente n°4 : l’inscription se compose d’un participant, l’inscription est basculée automatiquement en liste principale (1>=1)

Le créneau est à présent complet.

Lorsqu’une inscription passe de la liste d’attente à la liste principale, un email est envoyé aux participants et un SMS/email de rappel est programmé à l’inscripteur si l’option est bien cochée dans la fiche activité.

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